Rekisteriseloste
ASIAKASTIETOREKISTERIN REKISTERISELOSTE
Henkilötietolain (523/1999) 10§:n mukainen rekisteriseloste
1. Rekisterinpitäjä
Nimi: Maskun Kalustetalo Oy
Yhteystiedot: Maskuntie 224, 21250 MASKU
Yhteydenotot asiakastietorekisteriin liittyen: asiakaspalvelu@masku.com / 020 1211 200
2. Rekisterin nimi
Maskun Kalustetalo Oy:n asiakastietorekisteri
3. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Henkilötietorekisterin ensisijainen tarkoitus on asiakkuuden hallinta sekä tuotetakuutietojen ylläpito. Lisäksi tietoja voidaan käyttää tilastollisiin tarkoituksiin, palveluiden ja tuotteiden toimittamiseen ja tuotevalikoiman kehittämiseen, laskutukseen sekä asiakkaille tiedottamiseen. Tietoja käytetään asiakkaan suostumuksella myös markkinointiin, mainontaan, suoramarkkinointiin ja mainonnan kohdistamiseen asiakkaalle. Asiakas voi kieltää suoramarkkinoinnin.
4. Mitä tietoja minusta voidaan kerätä?
- Käyttäjän itsensä antamat tai henkilökohtaisesti tunnistavat tiedot
- Tunnistamistiedot, kuten nimi, henkilötunnus asiakkaan tunnistamiseksi luottosopimusta tehtäessä
- Passitiedot tai vastaavat Tullin vaatimat tiedot toimitettaessa tuotteita tai palveluita verottomana Suomen ulkopuolelle
- Yhteystiedot, kuten osoite, sähköpostiosoite ja puhelinnumero
- Maksutiedot, mukaan lukien luottosopimukset ja muut laskutustiedot
- Palvelujen käytöstä havainnoidut ja analytiikan avulla johdetut tiedot
- Ostoshistoria, mm. tilatut tuotteet ja niiden hintatiedot
- Toimitustiedot, kuten valittu toimitustapa ja toimitusosoite
- Verkkokaupan käyttö- ja selaustiedot sekä päätelaitteen tunnistetiedot
- Mahdolliset tuotesuositus- ja muut kohdennettuun sisältöön käytetyt tiedot ja tunnisteet
- Tietojen pääasiallinen lähde on käyttäjä itse, minkä lisäksi saatamme saada lisätietoja yhteistyökumppaneiltamme, esimerkiksi luottopalvelujen tarjoajalta.
- Uutiskirjeen tilaajasta vain sähköpostiosoite
5. Säännönmukaiset tietolähteet
Rekisterin yhteys- ja asiakkuustiedot saadaan asiakassuhteen syntyessä ja sen aikana asiakkaan rekisterinpitäjälle tekemistä ilmoituksista. Asiakassuhde ja rekisterimerkintä syntyy, kun asiakas tilaa tuotteita Maskun verkkokaupasta tai tekee kauppasopimuksen Maskun myymälässä. Uutiskirjeen tilaajasta tallentuu ainoastaan sähköpostiosoite.
Asiakkaan nimi- ja osoitetietoja voidaan päivittää Väestörekisteristä. Suoramarkkinointikielto ja kielto luovuttaa osoitetietoja muille yrityksille tallennetaan asiakkaan erillisen ilmoituksen perusteella. Sähköiseen suoramarkkinointiin (kuten sähköposti, tekstiviestit) pyydetään asiakkaalta erikseen suostumus henkilötietolain mukaisesti. Asiakkaan tilaushetken mukainen tieto luottokelpoisuudesta saadaan Lowell Suomi Oy:n, Nordea Rahoitus ja Avarda järjestelmistä.
Verkkosivuston Chat-keskusteluhistoriaa säilytetään 5 vuotta ja Chat-keskusteluun tallennetaan tiedot jotka asiakas on keskusteluun syöttänyt. Chat toimii osaltaan tilauskanavana, takuu- ja reklamaatioiden selvityskanavana, jolloin Chat-historiaa käytetään mahdollisten lisäselvitysten vuoksi.
6. Tietojen säännönmukainen luovutus
Henkilötietoja ei siirretä Euroopan Unionin ulkopuolelle, ellei se ole Maskun tai sen yhteistyökumppanin teknisen toteutuksen varmistamiseksi tarpeellista. Tilausten ja tavaroiden kotiintoimituksiin liittyvät henkilötiedot (nimi, toimitusosoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite) luovutetaan kuljetusliikkeiden käyttöön tuotteiden toimitusta varten. Palvelusopimuksissa yhteistyökumppaneiden kanssa ollaan huomioitu tietosuojavaatimukset ja niiden ajantasaisuus.
7. Rekisterin suojauksen periaatteet
Asiakastietoja sisältävän järjestelmän käyttöön ja asiakastietojen muuttamiseen ovat oikeutettuja vain erikseen sovitut työntekijät. Kullakin käyttäjällä on oma käyttäjätunnus ja salasana järjestelmään. Tietokannan henkilökohtaisten käyttöoikeuksien ja eri käyttäjätasojen avulla käyttöoikeus on rajattu ainoastaan henkilön työtehtävien hoidossa tarpeellisiin tietoihin. Asiakastietorekistereihin pääsyn omaavat henkilöt ovat koulutettuja ja sertifioituja tietosuoja-asetuksen alaisen tiedon käsittelyyn.
Asiakastietorekisteri ja sitä käsittelevät tietojärjestelmän laitteistot sijaitsevat suljetuissa konesaleissa. Häiriötilanteiden varalta tiedot varmistetaan säännönmukaisesti kopioimalla. Järjestelmä on suojattu palomuurilla ulkopuolelta tulevia yhteydenottoja vastaan. Vaitiolovelvollisuus sitoo asiakasrekisteritietoja käsitteleviä työntekijöitä. Tietoja kerrotaan tai luovutetaan ulkopuolisille vain lakiin perustuvan ilmoitusvelvollisuuden johdosta, kuten asiakkaan omasta pyynnöstä tai viranomaisen lakiin perustuvasta pyynnöstä.
Henkilötietojen käsittelyssä noudatamme hyviä tietosuojakäytäntöjä mm. tiedon konsolidointi, minimointi ja anonymisointi, jos se vain on asiakassuhteen hyvän hoidon kannalta mahdollista. Henkilötietorekisterien käsittelyssä ja prosesseissa on huomioitu 25.5.2018 alkaen noudatettavan EU:n tietosuoja-asetuksen vaatimukset.
8. Rekisteröidyn kielto-oikeus
Rekisteröidyllä on oikeus kieltää rekisterinpitäjää käsittelemästä häntä itseään koskevia tietoja suoramainontaa, etämyyntiä ja muuta suoramarkkinointia sekä markkina- ja mielipidetutkimusta samoin kuin henkilömatrikkelia ja sukututkimusta varten. Kielto tulee tehdä kirjallisesti ja osoittaa rekisteriasioista vastaavalle henkilöille.
Uutiskirjeen tilauksen voi kukin henkilö perua uutiskirjeen lopussa olevan linkin kautta.
9. Rekisteröidyn tarkastusoikeus
Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa rekisteriin tallennetut itseään koskevat tiedot ja saada niistä kopiot. Tarkastuspyyntö tulee tehdä kirjallisesti ja osoittaa rekisteriasioista vastaavalle henkilölle.
10. Tiedon korjaaminen
Rekisterinpitäjä oikaisee, poistaa tai täydentää rekisterissä olevan, käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellisen, tarpeettoman, puutteellisen tai vanhentuneen henkilötiedon oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn vaatimuksesta. Rekisteröidyn tulee ottaa yhteyttä rekisterinpitäjän rekisteriasioista vastaavaan henkilöön tiedon korjaamiseksi.
11. Rekisteritietojen säilytysaika
Säilytämme rekisteritietoja tarvittavan ajan, jotta voimme täyttää tässä selosteessa kuvatut käyttötarkoitukset. Osalle tuotteistamme Maskun Kalustetalo tai tuotteiden valmistaja myöntää jopa 25 vuoden takuuajan. Turvataksemme asiakkaidemme takuuoikeuksien säilymisen ja mahdollisesti takuuajan ulkopuoliset korjaus-, varasosa-, ja huoltomahdollisuudet, säilytämme asiakastietoja maksimissaan 25 vuotta. Lisäksi joitain tietoja voidaan säilyttää kauemmin niiltä osin kuin se on tarpeen laissa asetettujen velvollisuuksien, kuten kirjanpitoa ja kuluttajakauppaa koskevien vastuiden, toteuttamiseksi ja niiden asianmukaisen toteuttamisen näyttämiseksi.
Osalle tietoa lainsäädäntö ja hyvän asiakassuhteen hoito asettaa velvoitteita tiedon pidempiaikaiselle säilyttämiselle, mm. seuraaviin tarkoituksiin:
- Kirjanpitolaki määrittelee tiedolle pidempiä säilytysaikoja riippumatta siitä sisältääkö aineisto henkilötietoja tai ei
- Järjestelmien lokitietoa kerätään ja säilytetään lain edellyttämällä tavalla, jotta voimme tarjota lainmukaisen ja turvallisen verkkokaupan asiakkaillemme
- Riittävien varmuuskopioiden ottaminen kaupan tietokannoista ja järjestelmistä tietojen turvaamiseksi, virhetilanteiden korjaamiseksi ja tietoturvan sekä jatkuvuuden varmentamiseksi
12. Tietosuojarekisteriselosteen muuttaminen
Palveluiden kehityksen ja läinsäädännön muutosten johdosta pidätämme oikeuden muuttaa tietosuojaselostetta.