Tietosuoja

HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELY MASKUSSA

Päivitetty 29.4.2022
 

Mitä tietoja minusta kerätään?

Meille kertyneet henkilötiedot riippuvat aina asiakkuudesta, mutta pääsääntöisesti ne koostuvat yhteystiedoista, sähköpostista ja puhelinnumerosta. Sähköisistä palveluista jää lisäksi mm. selaustietoa, jota voidaan käyttää asiakassuhteen laadukkaampaan hoitamiseen ja markkinoinnin kohdentamiseen. Sivusto hyödyntää evästeitä, mutta nämä eivät sisällä henkilötietoa eikä niitä liitetä luonnolliseen henkilöön. Käyttämällä sivustoa hyväksyt evästeiden tallentamisen. Voit myös estää selaimestasi evästeiden käytön, mutta käyttökokemus ei tällöin ole optimaalinen.

Mitä tietoja henkilöistä voidaan kerätä

• Käyttäjän itsensä antamat tai henkilökohtaisesti tunnistavat tiedot
• Tunnistamistiedot, kuten nimi, henkilötunnus asiakkaan tunnistamiseksi luottosopimusta tehtäessä
• Passitiedot tai vastaavat Tullin vaatimat tiedot toimitettaessa tuotteita tai palveluita verottomana Suomen ulkopuolelle
• Yhteystiedot, kuten osoite, sähköpostiosoite ja puhelinnumero
• Maksutiedot, mukaan lukien luottosopimukset ja muut laskutustiedot
• Palvelujen käytöstä havainnoidut ja analytiikan avulla johdetut tiedot
• Ostoshistoria, mm. tilatut tuotteet ja niiden hintatiedot
• Toimitustiedot, kuten valittu toimitustapa ja toimitusosoite
• Verkkokaupan käyttö- ja selaustiedot sekä päätelaitteen tunnistetiedot
• Mahdolliset tuotesuositus- ja muut kohdennettuun sisältöön käytetyt tiedot ja tunnisteet
• Tietojen pääasiallinen lähde on käyttäjä itse, minkä lisäksi saatamme saada lisätietoja yhteistyökumppaneiltamme, esimerkiksi luottopalvelujen tarjoajalta.
• Uutiskirjeen tilaajasta vain sähköpostiosoite
• Maskun Kalustetalo Oy:n logistiikkakeskuksessa, osoitteessa Gneissitie 1, 04600 Mäntsälä valvotaan kameroiden avulla logistiikkakeskuksen tonttialuetta ja sisätiloissa purku- ja lähtöovien aluetta. Valvonnasta on kerrottu asianmukaisilla kylteillä. Tarkoituksena ja käsittelyn perusteena on alueella toimivien ja vierailevien henkilöiden turvallisuuden varmistaminen, rikosten ennaltaehkäisy, omaisuuden suojaaminen sekä auttaa estämällä asiattomien henkilöiden ja ajoneuvojen pääsy logistiikkakeskuksen alueelle.

Miksi henkilötietoja tallennetaan?

Tietoja tallennetaan lakisääteisten ja sopimuksellisten velvoitteiden täyttämiseen, eli mm. tilausten toimittamiseen ja takuutietojen ylläpitoon. Sinun luvallasi tietoja voidaan myös käyttää henkilöakohtaisteen etuviestintään ja kampanjointiin. Verkkopalvelujen selaustietoja keräämme, jotta voimme kehittää palvelujamme ja palvella sinua entistä paremmin.
 

Säännönmukaiset tietolähteet

Rekisterin yhteys- ja asiakkuustiedot saadaan asiakassuhteen syntyessä ja sen aikana asiakkaan rekisterinpitäjälle tekemistä ilmoituksista. Asiakassuhde ja rekisterimerkintä syntyy, kun asiakas tilaa tuotteita Maskun verkkokaupasta tai tekee kauppasopimuksen Maskun myymälässä. Uutiskirjeen tilaajasta tallentuu ainoastaan sähköpostiosoite.

Asiakkaan nimi- ja osoitetietoja voidaan päivittää Väestörekisteristä. Suoramarkkinointikielto ja kielto luovuttaa osoitetietoja muille yrityksille tallennetaan asiakkaan erillisen ilmoituksen perusteella. Sähköiseen suoramarkkinointiin (kuten sähköposti, tekstiviestit) pyydetään asiakkaalta erikseen suostumus henkilötietolain mukaisesti. Asiakkaan tilaushetken mukainen tieto luottokelpoisuudesta saadaan Lowell Suomi Oy:n, Nordea Rahoitus ja Avarda järjestelmistä.              

Asiakaspalvelujärjestelmiin tallentuvat tiedot, jotka asiakas on keskustelussa ilmoittanut. Asiakaspalvelu toimii osaltaan tilauskanavana, takuu- ja reklamaatioiden selvityskanavana, jolloin keskusteluhistoriaa käytetään mahdollisten lisäselvitysten vuoksi. Asiakaspalvelun puhelutallenteita säilytetään kolme kuukautta, minkä jälkeen ne tuhoutuvat. Sähköisten yhteydenottojen osalta lokit tuhoutuvat automaattisesti 12 kk kuluttua.

Luovutatteko tietoja ulkopuolisille?

Masku ei luovuta tietojasi kolmansille osapuolille, ellei se ole palvelun tuottamiseksi tai asiakkuuden laadukkaaksi hoitamiseksi välttämätöntä.

Henkilötietoja säilytetään hyvin suojatuissa tietojärjestelmissä, joihin on rajattu pääsy myös järjestelmien toimittajilla. Näiden toimijoiden kanssa on salassapitosopimukset ja tietoja käsitellään ihmisen toimesta vain mahdollisessa teknisessä ongelmanratkaisussa. Myös tilausten toimituksissa tietyt yhteystietosi joudutaan luovuttamaan kuljetusyhtiölle, jotta tilaus saadaan toimitettua perille. Lisäksi tiettyjen maksutapahtumien mukana rajatut henkilötietosi siirtyvät luottoyhtiölle, jotta voidaan mm. todeta luottokelpoisuus.

Henkilötietoja ei siirretä Euroopan Unionin ulkopuolelle, ellei se ole Maskun tai sen yhteistyökumppanin teknisen toteutuksen varmistamiseksi tarpeellista. Palvelusopimuksissa yhteistyökumppaneiden kanssa ollaan huomioitu tietosuojavaatimukset ja niiden ajantasaisuus.

Asiakastietojen sijainti on Euroopan Unioni.

Voinko pyytää teitä poistamaan kaikki tietoni?

EU:n tietosuoja-asetuksen myötä sinulla on oikeus pyytää yrityksiä poistamaan kaikki heille kertyneet henkilötietosi. Näin toimittaessa kannattaa kuitenkin huomioida mm. se, että takuun voimassaoloa ei mahdollisesti voida enää todentaa. Myös kirjanpitolaki asettaa tietyt velvoitteet asiakastietojen säilyttämiselle. Mikäli haluat tehdä muutoksia henkilötietojesi käsittelyyn, voit olla yhteydessä lähimpään myymälääsi, jotta henkilöllisyytesi voidaan todentaa. Tämän jälkeen asia hoidetaan kuntoon Maskun tietosuojavastaan toimesta.
 

Voisinko saada kaikki minusta kerätyt tietoni?

Kyllä sinulla on täysi oikeus tähän. Jotta voimme luotettavasti todentaa henkilöllisyytesi, pyyntö tulee esittää paikan päällä myymälässämme. Myymälän henkilökunta välittää pyynnön edelleen tietosuojavastaavallemme.
 

Tietojen säilytysaika

Säilytämme rekisteritietoja tarvittavan ajan, jotta voimme täyttää tässä selosteessa kuvatut käyttötarkoitukset. Osalle tuotteistamme Maskun Kalustetalo tai tuotteiden valmistaja myöntää jopa 25 vuoden takuuajan. Turvataksemme asiakkaidemme takuuoikeuksien säilymisen ja mahdollisesti takuuajan ulkopuoliset korjaus-, varasosa-, ja huoltomahdollisuudet, säilytämme asiakastietoja maksimissaan 25 vuotta. Lisäksi joitain tietoja voidaan säilyttää kauemmin niiltä osin kuin se on tarpeen laissa asetettujen velvollisuuksien, kuten kirjanpitoa ja kuluttajakauppaa koskevien vastuiden, toteuttamiseksi ja niiden asianmukaisen toteuttamisen näyttämiseksi.

Osalle tietoa lainsäädäntö ja hyvän asiakassuhteen hoito asettaa velvoitteita tiedon pidempiaikaiselle säilyttämiselle, mm. seuraaviin tarkoituksiin:

• Kirjanpitolaki määrittelee tiedolle pidempiä säilytysaikoja riippumatta siitä sisältääkö aineisto henkilötietoja tai ei
• Järjestelmien lokitietoa kerätään ja säilytetään lain edellyttämällä tavalla, jotta voimme tarjota lainmukaisen ja turvallisen verkkokaupan asiakkaillemme
• Riittävien varmuuskopioiden ottaminen kaupan tietokannoista ja järjestelmistä tietojen turvaamiseksi, virhetilanteiden korjaamiseksi ja tietoturvan sekä jatkuvuuden varmentamiseksi

Henkilötietojen suojaus

Asiakastietoja sisältävän järjestelmän käyttöön ja asiakastietojen muuttamiseen ovat oikeutettuja vain erikseen sovitut työntekijät. Kullakin käyttäjällä on oma käyttäjätunnus ja salasana järjestelmään. Tietokannan henkilökohtaisten käyttöoikeuksien ja eri käyttäjätasojen avulla käyttöoikeus on rajattu ainoastaan henkilön työtehtävien hoidossa tarpeellisiin tietoihin. Asiakastietorekistereihin pääsyn omaavat henkilöt ovat koulutettuja ja sertifioituja tietosuoja-asetuksen alaisen tiedon käsittelyyn.

Asiakastietorekisteri ja sitä käsittelevät tietojärjestelmän laitteistot sijaitsevat suljetuissa konesaleissa. Häiriötilanteiden varalta tiedot varmistetaan säännönmukaisesti kopioimalla. Järjestelmä on suojattu palomuurilla ulkopuolelta tulevia yhteydenottoja vastaan. Vaitiolovelvollisuus sitoo asiakasrekisteritietoja käsitteleviä työntekijöitä. Tietoja kerrotaan tai luovutetaan ulkopuolisille vain lakiin perustuvan ilmoitusvelvollisuuden johdosta, kuten asiakkaan omasta pyynnöstä tai viranomaisen lakiin perustuvasta pyynnöstä.

Henkilötietojen käsittelyssä noudatamme hyviä tietosuojakäytäntöjä mm. tiedon konsolidointi, minimointi ja anonymisointi, jos se vain on asiakassuhteen hyvän hoidon kannalta mahdollista. Henkilötietorekisterien käsittelyssä ja prosesseissa on huomioitu 25.5.2018 alkaen noudatettavan EU:n tietosuoja-asetuksen vaatimukset.

Haluan tietää tietojeni käsittelystä tarkemmin, mistä saan lisätietoa? .

Tarvittaessa lisätietoa antaa tietosuojavastaavamme osoitteessa asiakaspalvelu@masku.com.